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企客云:主打闭环管理,让中小企业决胜市场(和讯科技)

2014-06-11 14:56:00

  对于国内中小企业目前的现状来说,企业管理是一件很难着手落实的事情—耗时耗力且回报未知;但是随着业务增加、公司扩张,原来只管几个人时候的方法不再有效,不知不觉中,客户、订单无形流失,而员工团队内部亦出现不少隐患。中小企业应当如何应对公司规模扩大后的管理乏力期?


  人治—分部门而治—全景式闭环


  让我们来梳理一下一家公司发展过程中的管理模式变化。公司的第一阶段是人治。这个阶段公司成员少,部门界限模糊,但沟通十分便捷,会议很少,毋须制定过多的规则,企业发展主要靠个人的能力。


  分部门而治是公司第二阶段的主要特征,这个时候公司已经发展出清晰的组织架构和完善的部门,业务量和人数决定了此时公司内部的管理最好限制在层级内和部门内。这种管理模式的优点在于规范、系统,而劣势同样明显:这种管理方式隔断了部门间、层级间的联系,上下层级的联系只能通过几个特定的出入口,信息闭塞成为显而易见的问题;而部门间的联系基本被阻断,各个部门相互之间对工作进度都不了解,一问三不知,这就容易产生企业内部的信息孤岛和信息脱节,轻则公司凝聚力下降,员工归属感降低,重则影响业务熟练度。


  第三阶段是一家健康公司的理想状态:闭环管理。这种管理模式在保留了分部门而治的形式的同时,将公司整体的管理行为都纳入闭环,一套规则可以渗透每个有利于老板随时把控公司整体情况。不管是对外业务、进销存还是对内的人员管理和团队建设,都可以渗透入日常管理,并可以随时检查成效。要实现闭环管理,首先要对闭环管理做出一个清晰的界定。任何可以用闭环来界定的管理模式,必然包含两方面:1.囊括整个管理流程,没有一环是缺失的、未被纳入管理流程的;2.任何一环中发现问题可以即时改正,任何一个加以改正后的节点都可以作为一个新的管理流程循环的起点,好比骑自行车时的随时把握平衡。


  那么中小企业应当如何实现闭环管理?中小企业的优势在于“船小好调头”,进行闭环管理的关键,就在于如何牢牢把握企业中发展的两大要素:客户、员工。


  客户的闭环管理—环环相扣,追溯源头


  在客户还不知道在哪里的时候,就已经被纳入我们的管理范围之内。怎么办?两种途径让我们有条不紊地和客户接触:企业黄页、企业网站/微站。一是让我们找到客户,一是让客户找到我们。


  和客户接触上以后干什么呢?自然是初步接洽,准备拜访。在这里我要推荐一个很有用的软件:企客云。企客云是一款为企业提供一站式信息化服务的企业管理软件,分为四大模块,其中之二名叫企客名录、企业站/微站。前者是一款功能非常强大的企业黄页类应用,后者则可以让中小企业5分钟内建立一个美观大方专业的企业网站/微站。那么,我们在和客户接触的开端就是这样:业务员利用企客名录了解到需要前往的区域(省、市等)的某行业都有多少公司,它们的主营业务分别是什么,然后通过扫描公司二维码将公司的联系方式自动添加到手机通讯录,接下来就可以联系拜访事宜;而另一方面,客户在网上看到了我们的网站,对我们的产品在线提出咨询,或者通过网站直接下单支付,而客户的咨询、反馈和订单信息都可以通过网站后台直达相关部门,无论是销售、营销还是售后、客服,都能够迅速响应客户需求。企业利用这两种方式可以系统而详细地收集客户资料及客户相关信息,为接下来的进一步洽谈做准备。


  而这些信息和每次客户拜访的记录都需要另一种系统来进行管理,那就是CRM。相信大家对CRM这个系统都不会陌生,而企客云这款产品中恰好也包括了这个CRM系统,不仅可以对客户资料进行集中管理,还可以根据客户跟进阶段对成单率进行合理预测,所得数据均以可视化图表的形式展现出来,CRM系统全部可以帮您做到。而之前提到的企客名录和企业站/微站的数据,也可以直接导入进CRM系统中,这样,我们依靠与客户接触的每一环都已经纳入到我们的管理之下,不仅可追溯(查看客户资料和跟进记录十分方便),而且可以对未来的业务趋势进行有效的预判,真正做到将客户纳入闭环管理。CRM会是企业运营的一大利器。


  特别值得一提的是,企客云的企业微站模块是企业在手机端发力营销的有效工具,企业在部署微信公众平台(内容推送和服务号)后,将微信公众平台与企业微站整合,就形成了“内容推送—即时客服—企业微站”的手机端一站式营销方阵,客户从微信公众平台了解到企业的产品或微站,产生兴趣后可选择访问微站,进而在微站内完成咨询、下单和支付,这就是企业如何利用移动互联网来发展商业的一个简单流程,真正做到把公司开到客户手机里,商品离客户只隔一个触摸屏,不放过任何一个对商品或企业产生兴趣的客户。


  CRM系统、企业站和企业微站以一种巧妙的方式帮助中小型企业形成客户的闭环管理。


  员工的闭环管理—多管齐下,培育财富


  上面说到了客户的闭环管理,主要的闭环依据是客户与企业接洽的不同阶段,而现在要提到的员工的闭环管理则有所不同。员工管理的闭环方式,体现在时间和空间两个不同的维度。时间维度的闭环管理很好理解,一名员工从被招聘到离职的全过程管理即可算作是时间维度的闭环管理,而这个流程往往由人事部来把控。我们着重介绍的是员工管理中的空间闭环管理—三重身份,三个维度,三管齐下管员工。


  员工的第一重身份—机器。


  很好理解,老板把员工招到公司里就是为了干活的,某种程度上员工自然是老板的机器。但是使用机器需要注意机器的工作强度和工种,员工亦然。如果企业没有部署相应的信息化管理软件,员工的工作量想要被量化是一件很困难的事情,而这往往会出现两个极端:优秀的员工因为工作量越来越大,不堪重负,逐渐失去工作主动性和创新能力,而做事拖拉、不主动的员工则会能拖则拖,任务越分越少,长此以往,企业的工作效率和士气都很受影响。


  在这里我们同样使用企客云来举例,企客云的第四个模块云办公系统中有两个应用—任务和审批,这两个应用结合起来比传统OA强大很多,而且十分好上手,完全不需要培训。使用这两个应用,企业不仅可以方便地给员工分配工作任务、查看工作量、评估工作效率,还可以精细化管理员工发起的审批。特别是审批在具有移动端支持的时候将显出传统OA和微信都不具有的优势—上司走到哪,审批就发到哪,不用等领导,还可以追溯审批记录、对审批记录进行批量归档。如此,企业对于员工这架机器的保养便得到了规范。


  员工的第二重身份—孩子。


  目前职场上,80后、90后正在占据越来越重要的地位,而老板在训话时常常想说的一句话,绝对有“我看着你进公司一点点成长起来……”企业要如何关怀自己的孩子成为一个很普遍的课题,成功范例便是先感动员工再感动客户的海底捞。那么,在信息化管理时代企业要如何关怀自己的员工?


  孩子的特点是:喜欢玩,而且总想自己决定一些事情来证明自己的自主权和成熟。企客云的云办公系统中有这样几个应用:投票、活动、企客通,适度运用投票可以便捷地调查民意、让员工在一些可以决策的事情上享有充分的自主权,例如怎样忽视假日办的调休安排按照自己的喜好上班;活动比较万能,既可以用来做团队建设和公司培训,也可以对外作为企业沙龙、商务会议的线上报名系统;企客通是基于组织架构而设立的即时聊天工具,可以完全替代QQ的通讯功能,能够有效让员工养成“有事说事”的习惯,避免时间因为闲聊而大量浪费在QQ上。孩子需要放权,也需要抓,活用云办公平台则可以让员工养成更好的办公习惯和思维方式。


  员工的第三重身份—财富。


  马云曾说自己犯的最严重错误是,禁止阿里巴巴成立时的十八名初始成员担任高级管理角色,只聘请职业经理人,而现在,那十八名初始成员早已经成为著名的阿里十八罗汉,把守各大要塞。这可能是一个个例,但也充分反应了成长起来的员工对于企业来说是一笔什么样的财富。而培养员工最好的办法就是充分给其自信,因材施教。企客云的云办公系统中,活动应用就是一个很好的做员工培训的工具,前面已经介绍,在此不再赘述。


  以上我们便介绍了中小企业如何紧跟时代步伐,将管理模式进化到闭环管理的一些要点。相信大家有了理论支撑和先进工具,都能够将自己企业的管理水平提升一个层次,决胜这个瞬息万变的时代。